Efter att ha jobbat hemifrån i åtta år och lagt mitt eget schema efter eget huvud har jag lärt mig att planera, strukturera och sätta av tid för saker. Eftersom jag vet att det är många som kämpar med just detta tänkte jag här ge mina bästa tips för hur jag lyckats strukturera ett väldigt fritt arbete.

– Jag skriver listor. Varje arbetsdag avslutas med en lista inför kommande dag. Men jag skriver aldrig listan samma dag som jag ska göra den. Då är det så motigt att jag helst hoppar över att sätta upp saker på listan

– En lista ska bara innehålla det jag hinner på en dag. Har jag fler punkter än jag hinner göra sätter jag upp några punkter till dagen därpå istället. Vid arbetsdagen ska listan alltid kunna bockas av och slängas för att blir ett kvitto på vad jag gjort, inte ett kvitto på allt jag inte hann.

– Jag delar upp alla stora uppgifter på flera dagar och är specifik ang vad som ska ske respektive dag. “Plugga till tenta” är en dålig punkt på en lista. “Plugga första kapitlet s.35-98 på tentan” är en bra punkt.  En stor tenta kan tex delas upp i fem olika pluggmoment då man studerar olika saker. Samt ett sjätte då man repeterar allt man gjort de tidigare dagarna. Jag bokar in tid för alla moment och sätt upp mål för vad som ska ha hunnits med under just den dagen. Själv jobbar jag bäst när det är kort och intensivt på en dag. Så hellre flera korta pass än några riktigt långa!

– När min produktivitet går ner byter jag syssla. Man orkar sällan jobba länge med exakt samma sak. Min hjärna kan  till exempel inte skriva bra mer än i ca tre immar. Om jag då går över till att göra något annat jobb som att sortera viktiga papper, ringa samtal, redigerar bilder etc kan jag fortsätta vara produktiv på min arbetstid trots att kapaciteten att skriva minskat.

– Jag sätter tidsangivelser vid varje punkt på mina listor. Vid första anblick kan “ringa revisorn” “skriva krönika” “besvara mejl” se ut som tre likvärdiga uppgifter och kännas oöverstigliga. Men sätter jag tidsangivelser upptäcker jag att krönikan behöver tre timmars arbete och revisorn fem minuter. Följer jag sedan tidsplanen upptäcker jag ofta att jag hinner färdigt långt innan jag hade tänkt mig.

– Vid riktigt viktiga deadlines sätter jag alltid ut den riktiga deadlinen i kalendern, ex vis “lämna text Amelia 12 maj”. Sedan backar jag i kalender och stoppar in “Skriv på Amelia 10e maj” “Skriv på amelia 7e maj”. Med några sådan tillfällen inbokade brukar jag hinna färdigt långt innan deadlne och har tid att kika och putsa en sista gång innan jag lämnar in. På detta sätt blir jag väldigt sällan  överraskad av en deadline eller viktig grej. Oftast har jag fått en eller två kalenderpåminnelser innan.

– Säkert har du som jag några extra tråkiga telefonsamtal som måste ringas, personer som ska kontaktas, papper som ska postas? Löpande hantering som man aldrig blir färdig med. Se till att beta av allt sådant en gång om dagen/en gång i veckan. Jag gör rubbet på en gång så slipper jag tänka på det resten av tiden.

– Jag har gmail och google kalender. I den skriver jag upp allting och så plingar det i min telefon tio minuter innan viktiga möten eller samtal som ska ringas (det har räddat mig många gånger). Jakob har också en kalender och vissa aktiviteter som rör oss båda, exempelvis barnen, lägger vi in så att de syns i bådas kalender. Mycket smidigt och ingen som kan hävda att “de minsann inte visste om att x skulle hända idag…”

– Har du gjort en massa saker som inte stod på din lista under en dag? Skriv upp dem i efterhand för att få nöjet att bocka av samt för att få en uppfattning om hur mycket du faktiskt hinner på en dag.

Ja, det var nog mina bästa tips! Fyll gärna på med fler ifall ni har några.