Organisera mera

Efter att ha jobbat hemifrån i åtta år och lagt mitt eget schema efter eget huvud har jag lärt mig att planera, strukturera och sätta av tid för saker. Eftersom jag vet att det är många som kämpar med just detta tänkte jag här ge mina bästa tips för hur jag lyckats strukturera ett väldigt fritt arbete.

– Jag skriver listor. Varje arbetsdag avslutas med en lista inför kommande dag. Men jag skriver aldrig listan samma dag som jag ska göra den. Då är det så motigt att jag helst hoppar över att sätta upp saker på listan

– En lista ska bara innehålla det jag hinner på en dag. Har jag fler punkter än jag hinner göra sätter jag upp några punkter till dagen därpå istället. Vid arbetsdagen ska listan alltid kunna bockas av och slängas för att blir ett kvitto på vad jag gjort, inte ett kvitto på allt jag inte hann.

– Jag delar upp alla stora uppgifter på flera dagar och är specifik ang vad som ska ske respektive dag. “Plugga till tenta” är en dålig punkt på en lista. “Plugga första kapitlet s.35-98 på tentan” är en bra punkt.  En stor tenta kan tex delas upp i fem olika pluggmoment då man studerar olika saker. Samt ett sjätte då man repeterar allt man gjort de tidigare dagarna. Jag bokar in tid för alla moment och sätt upp mål för vad som ska ha hunnits med under just den dagen. Själv jobbar jag bäst när det är kort och intensivt på en dag. Så hellre flera korta pass än några riktigt långa!

– När min produktivitet går ner byter jag syssla. Man orkar sällan jobba länge med exakt samma sak. Min hjärna kan  till exempel inte skriva bra mer än i ca tre immar. Om jag då går över till att göra något annat jobb som att sortera viktiga papper, ringa samtal, redigerar bilder etc kan jag fortsätta vara produktiv på min arbetstid trots att kapaciteten att skriva minskat.

– Jag sätter tidsangivelser vid varje punkt på mina listor. Vid första anblick kan “ringa revisorn” “skriva krönika” “besvara mejl” se ut som tre likvärdiga uppgifter och kännas oöverstigliga. Men sätter jag tidsangivelser upptäcker jag att krönikan behöver tre timmars arbete och revisorn fem minuter. Följer jag sedan tidsplanen upptäcker jag ofta att jag hinner färdigt långt innan jag hade tänkt mig.

– Vid riktigt viktiga deadlines sätter jag alltid ut den riktiga deadlinen i kalendern, ex vis “lämna text Amelia 12 maj”. Sedan backar jag i kalender och stoppar in “Skriv på Amelia 10e maj” “Skriv på amelia 7e maj”. Med några sådan tillfällen inbokade brukar jag hinna färdigt långt innan deadlne och har tid att kika och putsa en sista gång innan jag lämnar in. På detta sätt blir jag väldigt sällan  överraskad av en deadline eller viktig grej. Oftast har jag fått en eller två kalenderpåminnelser innan.

– Säkert har du som jag några extra tråkiga telefonsamtal som måste ringas, personer som ska kontaktas, papper som ska postas? Löpande hantering som man aldrig blir färdig med. Se till att beta av allt sådant en gång om dagen/en gång i veckan. Jag gör rubbet på en gång så slipper jag tänka på det resten av tiden.

– Jag har gmail och google kalender. I den skriver jag upp allting och så plingar det i min telefon tio minuter innan viktiga möten eller samtal som ska ringas (det har räddat mig många gånger). Jakob har också en kalender och vissa aktiviteter som rör oss båda, exempelvis barnen, lägger vi in så att de syns i bådas kalender. Mycket smidigt och ingen som kan hävda att “de minsann inte visste om att x skulle hända idag…”

– Har du gjort en massa saker som inte stod på din lista under en dag? Skriv upp dem i efterhand för att få nöjet att bocka av samt för att få en uppfattning om hur mycket du faktiskt hinner på en dag.

Ja, det var nog mina bästa tips! Fyll gärna på med fler ifall ni har några.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

40 kommentarer på “Organisera mera”

  1. Tack för tipsen! Jag jobbar också hemma men är värdelös på att vara effektiv. Ska genast göra en lista 🙂 Hälsningar från en som redan spräckt dagens tidsplan genom att inte börja med texten som skulle varit klar för en kvart sen…

  2. Så himla bra tips! Den här listan ska jag spara och gå tillbaks till om och om igen!

    Jag jobbar också mest hemma och det jag har mest svårt med är att komma ihåg att ta pauser, så ibland skriver jag in de på dagens lista så då kan det stå “fika” eller “ta en promenad” för att jag ska komma ihåg att det också behövs för att orka med.

    Jag undrar hur du gör för att koppla ner från jobbet, har du bestämda tider då du inte kollar mailen och sociala medier? Jag försöker ha regler för mig själv kring det men bryter dem hela tiden och då blir det ingen riktig gräns mellan jobb och ledighet.

    1. Sant- det är lätt att missa pauser och tappa jobbfart pga av det. Jag har laddat ner en reminder på datorn “Big stretch reminder” med valbara intervall och meddelanden som “poppar upp” när det är dags. Ett par gånger har jag dock glömt av att stänga programmet och det har blivit glada skratt när jag gjort mer formella presentationer och så dyker “Monica- ta en paus och rör på dig” upp. Jag har en lista med korta gympaövningar och jag blir mycket piggare efter att ha gjort några armhävningar eller benböj 🙂

  3. Jättebra tips. På jobbet har jag en projekttavla med fyra kolumner som heter “backlog, att göra, pågående, klart”. Den funkar faktiskt ganska bra. Sedan sätter jag upp post-it lappar i varje kolumn som är färgkodade. Rosa för “måste göras”, gult för “bör göras” och grönt för “gör i mån av tid”. I backlogen lustar jag allt jag kommer på som kanske ska göras. Att göra sådant som jag vet att jag ska gå vidare med. Pågående vad jag jobbar med nu. Och sedan har vi den bästa spalten som är klart dit allt förhoppningsvis hamnar tillslut.
    Till varje lapp skriver jag upp om det finns något datum när det ska vara klart.

    1. Smart! Tack för tipset! Ska absolut provas när jag är tillbaka från föräldraledigheten!

  4. Jag gör precis samma, och särskilt sista punkten brukar det skrattas gott åt! Men det är tillfredsställande mentalt att känna att man “producerat” nåt.

  5. Ypperligt för mig som nyss påbörjat mitt examensarbete, en termin av självständigt arbete. Tack!

  6. Åh, bra att påminnas om hur man kan strukturera upp allt. Jag är ganska så dålig på det och det slutar med att jag har 5 olika kom-ihåg-listor, massa mobilpåminnelser och så blir allt en enda röra.
    Ska verkligen ta tag i detta! 🙂 Tack för tipsen!

    /Evelina – Evelinas Ekologiska

  7. Superbra tips!
    Vill lägga till Google Keep. Ett enkelt program för olika listor etc som du kan dela.
    Sambon och jag delar listor över veckans Att göra samt Handla. När vi bockar för eller lägger till uppdateras båda direkt. 🙂

  8. Jättebra tips! Perfekt att läsa precis innan jag ska sätta igång och plugga. Sparar detta i bokmärkesfältet 🙂

  9. Precis det inlägg jag behövde! Jag tycker jag är så effektiv och har ett så bra schema – men jag får inte mycket gjort ändå. Dags för några förändringar inser jag!

  10. Riktigt bra tips! Många av dessa följer jag med, min vardag skulle inte fungera alls utan struktur hehe.
    En annan grej som jag använder mig av är en familjekalender för en månad som jag har uppsatt bredvid skrivbordet. I den har jag (eftersom jag pluggar) en kolumn för tenta/redovisning/inlämning, en för när jag har föreläsningar, en för vad jag ska ha läst inför föreläsningen, en kolumn där jag skriver upp det jag ska göra tillsammans med dem som jag bor med samt en kolumn för övriga saker. För mig fungerar detta superbra, då det blir som en prioriteringsordning från vänster till höger och det dessutom ger mig en riktigt bra översikt direkt över när jag har lite lugnare perioder och när jag måste avsätta mycket tid för läsning etc.

  11. Att göra listor ät jättebra ! När man har svårt att koncentrera sig på ett arbete o en massa andra saker som borde göras dyker upp i huvudet, då är det bra att ha ett papper där man kort skriver ned alla dessa “borde göra saker” i stället för att avbryta det man gör (gäller även tankarna). Skriv ned o lämna!

  12. Till alla som kör eget kolla in appen todoist. En användarvänlig att-göra lista u mobilen (och gratis). Clara tack för en bra blogg.

  13. Alltså. Det känns som att såna här tips här gör redan strukturerade människor som redan älskar ordning och reda? Jag har alltid förundrats över alla dom som skrev ner allt i en filofax?! Och numera i nån app eller kalender eller vad det nu kan vara. Känns som ni är nåt slags eget super-människosläkte 🙂

  14. Toppenbra tips! Vill lägga till att planera in dagar för “rester”. Det är väldigt skönt att ha dem att falla tillbaka på när saker en inte rår över spräcker tidsschemat. Och när restdagen sedan kommer och jag faktiskt redan har gjort allt, då njuter jag ännu mer av att bara loppa mig 🙂

  15. Jättebra tips! Önskar lite att jag hade ett jobb där det fungerade. Jobbar mot klienter och det händer alltid några katastrofer om dagen som måste fixas så mina tidsplaner spricker 15 min in i arbetsdagen…

  16. Mycket bra med tipsen! Använder mig redan mycket av planering, listor osv. Men någon nyhet och bra med repition. Att byta syssla och att ta pauser är det jag tycker är svårast. Jag ska bara…

  17. hej bästa clara o alla läsare : ) ni som läser här gillar säkert inredning o pyssel kan jag tro, kanske har ni också påskpyntat hemma, undrar om jag är ensam om att ha pyntet kvar än? och gärna vill ha det till pingst i maj, då påsken enligt kristen tro tar slut, dryga veckan efter kristi himmelfärdsdag, eller är det konstigt att ha påskpyntet kvar så länge? känns som alla tar ut julen redan innan nyår, medan jag har kvar MINST till 20 dag knut, o påsken har vissa tors-mån skärtorsdag fram till annandagen, känns så trist o städa o pynta flera dagar för så kort tid hehe : ) nån mer? kram anna

  18. Fina anteckningsböcker/block till varje område: Akut, framtiden, familjen, jobbet eller dylikt. Känslan av att stryka, bocka av det som är gjort är befriande. Människan gillar avslut läste jag någonstans… : ) Terapiform, enkel sådan.

  19. Ååh vad glad jag blev denna morgon när jag klickade in på din blogg 🙂 som nystartad egenföretagare så har jag klurat mycket och länge på hur jag “lättast” ska kunna planera mina dagar på bäst sätt, hur jag ska komma ihåg allt och hur jag ska lyckas göra allt som behövs, men nu fick jag svaret 🙂 TACK TACK TACK!

  20. Åh tack för tipsen! Behöver ha mer struktur i vardagen, har basen för mitt företag hemma och det kan vara svårt att få saker och ting gjorda och ha rätt fokus.

  21. Superbra tips och jag jobbar redan efter mycket av detta. Dock slänger jag aldrig mina listor (kör veckolistor istället). Vill gärna kunna gå tillbaka i anteckningsboken och se vad jag gjort. Sätter mig på söndagskvällen en stund och planerar veckan. I kalendern skriver jag däremot allt jag gör under en dag och hur mycket tid ett jobb tar eller får ta. Dels för att ha koll på hur mycket tid jag verkligen lägger på vissa jobb och för att veta vad som skall faktureras.
    Jag jobbar som fotograf och konstnär samt med reklam/grafisk design och har insett att jag jobbar bäst på kontoret måndag-onsdag. Torsdag-fredag brukar jag försöka boka in alla möten/fotojobb/kundträffar/tryckeribesök mm. Då har jag tre arbetsdagar vid datorn då jag kan jobba relativt ostört (tappar lätt fokus annars). Efter sju år som egen börjar jag hitta rätt, vad som passar för mig 🙂

  22. Hej Clara,
    Bra tips!
    Mina barn fick din kokbok för barn förra året. De är lite större än din målgrupp till den kanske, de fyllde precis 11 år.
    Men vi satt precis och åt och de berättade hur bra just den boken var. Att den var så lätt att förstå och följa och det blev alltid så gott!
    Idag hade de gjort koppkakan 🙂

    Tyckte det var så kul att de spontant börjar prata om din fina kokbok att jag ville dela ned mig.

  23. Hej Clara och tack för dina tips! I dag var en riktigt stressig dag och de kom som en skänk från ovan. Tänkte också höra hur du planerar dina arbetsdagar som egenföretagare och mamma. Jag är själv i samma situation och tycker det skulle vara jätteroligt att höra hur du tänker och lägger upp dina dagar med att vara mamma och företagare så att du även får tid att ha lite fritid ibland. Jag tycker nämligen det kan vara lite knepigt att hitta balansen och att det ofta slutar med att jag sitter och jobbar sent på kvällen när min dotter somnat. Tack för en underbart inspirerande blogg!

  24. Tack för inspirationen, har både gjort en lista som jag kryssade av allt på och fått den sköna känslan efter träning!

  25. Precis så där brukar jag göra, förutom det digitala. Ett väldigt bra tips när man har kört fast helt och inte kommer igång är att köra 10-minutersmetoden. Göra tråkiga måsten under 10 minuter, göra något roligt i 10 min osv. Då brukar maskineriet tuffa igång. Funkar på både mina barn och mig.

  26. Jag började springa, första gången i mitt vuxna liv, för 1,5 månad sen. Tänkte att det måste vara mest tidseffektivt att bara dra på skorna och ge sig ut, när man har små barn osv. Följer Maria Akrakas program på nybörjarenivå och det är TOPPEN, det är rätt nivå och jag KLARAR det! Men, den stora frågan… när slutar man upprepa mantrat helvete-jag-dör osv… för det gör jag konstant!!??

  27. Att skriva dagens schema på “kvitton” var en bra idé. 🙂 hittills har jag bara skrivit in viktiga händelser i kalendern men de små sakerna förblir i min mentala lista och då är det enklare att de blir bortglömda eller åsidosatta.