Jag är ju ett stort fan av listor för att få mitt liv att fungera. Men listor kan ju vara både en hjälp och ett stjälp. Problemet är att de ofta är både superdetaljerade och abstrakta samtidigt. De innehåller både sånt som ska bli klart idag och sånt som ska bli klart om ett år. Dessutom har man ofta olika listor utspridda och hittar inte alltid igen dem vilket ger en otäck känsla av att ha glömt bort något viktigt.

Jag gillar egentligen fysiska listor där man får stryka med penna. Men jag har insett att det enda riktigt hållbara sättet för mig är att jobba digitalt. För om listorna ska fungera behöver man ha dem med sig jämt. Och vad har man med sig jämt? Jo telefonen! Alltså ska listorna vara i telefonen.

Så här ser det ut i min Google Keep-app just nu

Jag använder gratisappen Google Keep vilket är en underbart enkel och lättbegriplig app. Appen har några enkla funktioner och finesser som att man kan ge listorna olika färger, man kan nåla fast de viktigaste högst upp i flödet. man kan använda checkboxar för att kryssa av dem och man kan diktera ifall man inte vill skriva själv. Perfekt.

Så här funkar mitt list-system:

Överst i Google Keep har jag en röd lista fastnålad. Röd för att den är viktigast av alla listor. Den heter ALLT STOFF

107 avcheckade objekt – och några saker som tillkommit sedan i måndags

Där samlar jag precis ALLT jag kommer på.. Betala en räkning, svara på ett sms, boka tandläkartid. Stort som smått. Det här är inkorgen för mina osorterade tankar. Och här snackar vi alla tankar. Detta är för att jag aldrig ska gå runt med lösa “kom ihåg” i huvudet som tar upp min energi och fokus. Så fort jag tänker “det här måste jag komma ihåg att göra” så ska det ner i ALLT STOFF-listan. Bort från mitt huvud. Och det viktigaste är att inte ha flera sådana ställen utan en och samma lista. Så att man vet säkert att man har allt sitt kom ihåg samlat. Först då skapas lugn istället för oro.

Sedan kommer det viktiga andra steget och det är att att hitta en regelbundenhet i att vittja och rensa listan. Annars blir ALLT-STOFF listan ytterligare ett stressmoment.

Varje måndag förmiddag har jag administrationstid i mitt liv och företag. Då går jag igenom min post, hanterar mail, gör körjournal och planerar för veckan som kommer. Och då vittjar jag ALLT STOFF-listan punkt för punkt. Och jag har en tydlig strategi: Allt som går att göra på två minuter eller snabbare gör jag direkt. Tex bokar tandläkartid, får iväg ett svar på ett sms, kollar upp en adress. Det är så otroligt renande att göra detta – man riktigt flyger fram efteråt!

Men långtifrån allt går ju att bocka av på det där sättet. Och de punkterna som inte kan bockas av för jag över på nya listor. För ALLT STOFF-listan ska vara tom när jag vittjat den. Vilka listor dessa uppgifter sedan hamnar på beror på dess natur. En del saker hamnar direkt i min veckoplanerare. Hur jag använder den har jag skrivit mer om här.

Jag har separata listor för alla viktiga personer i mitt liv. Och om det står i ALLT STOFF-listan att jag måste diskutera bloggen med Erica och det tar mer än två minuter – ja då sätter jag det i ERICA-listan. Och om jag måste räkna ut vad jag är skyldig min syster i bensinpengar men det kräver en halvtimmes sortering av kvitton och några telefonsamtal – då skriver jag det i ANNA-listan. Allting som rör min assistent Charlotte sätter jag i CHARLOTTE-listan. Och nästa gång vi pratar i telefon kan jag kika i listan och checka av allt som rör personen på en och samma gång. Otroligt effektivt!

Större projekt som kräver flera steg gör jag egna listor för. När jag skulle göra julposters och sälja på bloggen förra hösten såg den projektlistan ut såhär:

På det här sättet höll jag koll på flödet och kunde checka av punkterna en efter en och känna att jag tog mig framåt. Listorna för sånt som ligger långt fram i tiden eller är större projekt kanske jag ögnar igenom varannan vecka när jag vittjat färdigt ALLT STOFF-listan. Och är det något jag måste agera på så sätter jag upp det på ALLT STOFF-listan så att det kommer in “i snurren” igen. Allt som är på ALLT STOFF-listan vittjas ju senast nästa måndag så då tappar jag inte den bollen.

En lista för vad jag behövde göra innan snön kom…jag hann inte hälften

I Google Keep har jag har listor för lite allt möjligt. En lista heter ATT FIXA I STAN. Där skriver jag upp inköp och ärenden jag ska fixa när jag ändå är i stan nästa gång. En lista heter IDÈER BLOGG och så fort jag får önskemål från en läsare eller en egen ide skriver jag ner den där och sparar för framtiden. En lista heter BEHÖVS STUGAN och där hamnar sånt jag behöver köpa eller ta med hemifrån. En heter SKAFFERI STUGAN och är en förteckning över vilken mat som fanns i skafferiet när vi åkte därifrån.

En lista heter JULKLAPPSIDÉER och den fylls på under hela året. En heter LETA LOPPIS och där skriver jag upp sånt jag behöver och vill försöka hitta begagnat. Den ögnar jag i när jag går in på en loppis för att komma ihåg allt och aktivera mina blick. En lista heter PACKA och är en standardiserad packlista att utgå ifrån när jag ska iväg någonstans.

Man kan ge listorna olika färger och ALLT STOFF-listan är röd eftersom den är viktigast. Alla listor som handlar om inköp är gula. Och alla bruna listor är för personer. På det sättet går det lätt att hitta igen dem.

Jag har också en lista som heter MATRÄTTER. Där har jag skrivit upp omkring trettio maträtter som alla i familjen gillar att äta (listan finns här). Den väljer jag från när jag gör listan VECKANS MENY där alla maträtter jag valt för veckan skrivs upp. Och den utgår jag sedan i sin tur ifrån när jag skriver listan VECKOHANDLING. Men då använder jag faktiskt inte Google Keep utan ICAs egna app. I den kan man skriva inköpslistan och sedan trycka på en knapp så att den sortteras efter den butik man befinner sig i. Så att allt kommer i rätt ordning. Supersmidigt och bra.

Eftersom vi veckohandlar är listan ganska standardiserad varje gång. Antalet liter mjölk, antalet kilo frukt, antalet förpackningar pålägg vi förbrukar varje vecka – allt sånt finns redan uppskrivet och uttänkt och jag behöver inte fundera. Och eftersom alla torrvaror redan finns i källaren är det i regel bara utvalda färskvaror till de olika maträtterna jag måste skriva dit. Så inköpslistan är väldigt enkel att göra. Mer om hur vi organiserat kylen och lillkonsum i källaren finns att läsa här och här

Avslutar med ett tips på en slags “lista” som ger överblick på den delen av ekonomin som rör andra än mig själv. Jag använder appen Cost Split. Den är suverän för att hålla koll på utlägg. Vi har en grupp för matlagets olika förehavanden och så har jag och Anna tre olika grupper. En för vår gemensamma stuga (renoveringar, större inköp, elräkningar etc) en för gemensamma familjeutflykter (slalombacken och museer och sånt) och en för våra privata utlägg (som när Anna hittar något åt mig på loppis). I Cost Split kan man bjuda in medlemmar och när man köper något i gruppen så kan man ange vem som betalade, vem man betalade för och hur summan ska fördelas på medlemmarna. Perfekt när man gör saker ihop som kostar lite mer och någon betalar för flera personer. Då får man det svart på vitt och behöver inte hålla koll i huvudet.

Okej. Det var mina five cents (snarare 100 dollar) om hur jag organiserar mitt liv med listor. Idéerna till grundstrukturen har jag hämtat ur bästsäljaren Getting Things Done. Men den är så rörigt skriven att jag nästan hellre kan rekommendera att se några youtubeklipp med folk som förklarar metoden. Själv har jag modifierat den en hel del efter mina egna behov.