Det är så spännande att höra om hur folk organiserar sitt arbete. Vissa yrken lämnar inte mycket möjligheter att tänka självständigt kring upplägget – medan andra yrken ställer extremt höga krav på att man är organiserad och själv ser till att göra framsteg. Men vi människor verkar faktiskt vara rätt dåliga på att förstå hur vi ska få ut mesta möjliga av våra dagar. Tex gör vi gärna sånt som ger en snabb endorfinkick (typ drar iväg sms och mail i tid och otid) medan djupt, fokuserat tankearbete tenderar att glida allt längre ner på listan. Och det är inte alls konstigt – för det här är ingenting man får lära sig i skolan utan någonting man lär sig genom praktiskt erfarenhet i arbetslivet.

Att hitta ett sätt som funkar för mig har tagit väldigt många år. Men nu har jag en metod som jag har kört i typ tre år, med små justeringar här och där.

Så planerar jag min vecka

På söndagskvällarna sitter jag i tio minuter och kollar i min digitala kalender. Försöker skapa mig en uppfattning om veckan som kommer och vilka deadlines som finns, samt om något annat ska ske på kvällar eller fritid. Utvecklingssamtal, middag med kompisar eller liknande. Kikar också 1-2 veckor fram i kalendern för att se hur de veckorna artar sig och om det är något jag behöver agera på redan nu, för att inte behöva stressa på slutet.

Utöver kalendern kollar jag i min app Google Keep, där jag förvarar alla mina listor. Jag vittjar Allt Stoff-listan och kontrollerar om det ligger något brådskande där och vilken dag jag i sådana fall ska ta itu med det.

När jag har all denna information klar för mig så gör jag min dagliga planering för veckan. Till det använder jag en veckoplanerare helt utan markeringar för datum. Finns på Clas Ohlson, Lagerhaus och liknande ställen. Dit flyttar jag över allt från min digitala kalender, så att jag inte behöver kolla på den mer den veckan.

Sedan skriver jag ut ungefär vad jag ska arbeta med varje dag. Måndag morgon är tex alltid administration. Då godkänner jag fakturor, samlar ihop kvitton och hanterar bokföringsgrejer. Tisdagar tränar jag i stan och den dagen brukar jag ägna åt att skriva på olika saker. Sedan kollar jag av listan som min assistent Charlotte sammanställt åt mig. Vi delar ett drivedokument där aktuella frågor och mail samlas så att jag enkelt kan svara på dem, och sedan formulerar och skickar ofta Charlotte iväg själva mailet.

Oftast är dagsplaneringen ganska lös i kanterna, ju längre bort i veckan dagen ligger. Det är huvudsakligen morgondagen jag planerar noggrant. I slutet av varje arbetsdag tar jag också några minuter att checka av min lista för dagen, om jag hunnit allt eller om något måste skjutas över till nästa dag. Sedan planerar jag upp och tänker igenom morgondagens arbete.

I perioder med mer samarbeten och jobb brukar jag blocka onsdagar och fredagar som ostörda. Då tar jag inga möten, svarar inte i telefon och gör inget jobb utöver det som är mina egna projekt. Oftast vigs de dagarna åt bokjobb och eftersom jag får jobba ostört så hinner jag med väldigt mycket.

Obruten arbetstid är otroligt viktigt! Det tar sådan tid för hjärnan att ställa om mellan olika arbetsuppgifter och avbrott, så jag försöker ha så långa sjok som bara går och då stänger jag också av notiser på telefonen. Man klarar dock bara av ett visst antal timmar med hyperfokus. Så de försöker ag lägga in på morgonen när jag är pigg. Eftermiddagarna föredrar jag att fotografera, redigera, ha möten eller göra annat enklare arbete som inte tynger samma delar av hjärnan.

Jag försöker också samla möten till vissa specifika tider – och överhuvudtaget undvika möten i möjligast mån. Charlotte får ta allt som går och sedan sammanfatta det åt mig. Då får jag mycket tid över till det som faktiskt är värdeskapande i mitt arbete.

På det här sättet tappar jag sällan några bollar i mitt jobb utan känner att jag har en ganska klar bild av vad som förväntas av mig och att jag använder tiden på ett vettigt sätt.

Här har jag bloggat om hur jag använder min veckoplanerare

Här kan du läsa om hur jag organiserar mitt liv med listor i google keep

Här finns ett inlägg om hur jag hanterar och sorterar papperspost.