Det är så spännande att höra om hur folk organiserar sitt arbete. Vissa yrken lämnar inte mycket möjligheter att tänka självständigt kring upplägget – medan andra yrken ställer extremt höga krav på att man är organiserad och själv ser till att göra framsteg. Men vi människor verkar faktiskt vara rätt dåliga på att förstå hur vi ska få ut mesta möjliga av våra dagar. Tex gör vi gärna sånt som ger en snabb endorfinkick (typ drar iväg sms och mail i tid och otid) medan djupt, fokuserat tankearbete tenderar att glida allt längre ner på listan. Och det är inte alls konstigt – för det här är ingenting man får lära sig i skolan utan någonting man lär sig genom praktiskt erfarenhet i arbetslivet.
Att hitta ett sätt som funkar för mig har tagit väldigt många år. Men nu har jag en metod som jag har kört i typ tre år, med små justeringar här och där.
Så planerar jag min vecka
På söndagskvällarna sitter jag i tio minuter och kollar i min digitala kalender. Försöker skapa mig en uppfattning om veckan som kommer och vilka deadlines som finns, samt om något annat ska ske på kvällar eller fritid. Utvecklingssamtal, middag med kompisar eller liknande. Kikar också 1-2 veckor fram i kalendern för att se hur de veckorna artar sig och om det är något jag behöver agera på redan nu, för att inte behöva stressa på slutet.
Utöver kalendern kollar jag i min app Google Keep, där jag förvarar alla mina listor. Jag vittjar Allt Stoff-listan och kontrollerar om det ligger något brådskande där och vilken dag jag i sådana fall ska ta itu med det.

När jag har all denna information klar för mig så gör jag min dagliga planering för veckan. Till det använder jag en veckoplanerare helt utan markeringar för datum. Finns på Clas Ohlson, Lagerhaus och liknande ställen. Dit flyttar jag över allt från min digitala kalender, så att jag inte behöver kolla på den mer den veckan.
Sedan skriver jag ut ungefär vad jag ska arbeta med varje dag. Måndag morgon är tex alltid administration. Då godkänner jag fakturor, samlar ihop kvitton och hanterar bokföringsgrejer. Tisdagar tränar jag i stan och den dagen brukar jag ägna åt att skriva på olika saker. Sedan kollar jag av listan som min assistent Charlotte sammanställt åt mig. Vi delar ett drivedokument där aktuella frågor och mail samlas så att jag enkelt kan svara på dem, och sedan formulerar och skickar ofta Charlotte iväg själva mailet.
Oftast är dagsplaneringen ganska lös i kanterna, ju längre bort i veckan dagen ligger. Det är huvudsakligen morgondagen jag planerar noggrant. I slutet av varje arbetsdag tar jag också några minuter att checka av min lista för dagen, om jag hunnit allt eller om något måste skjutas över till nästa dag. Sedan planerar jag upp och tänker igenom morgondagens arbete.
I perioder med mer samarbeten och jobb brukar jag blocka onsdagar och fredagar som ostörda. Då tar jag inga möten, svarar inte i telefon och gör inget jobb utöver det som är mina egna projekt. Oftast vigs de dagarna åt bokjobb och eftersom jag får jobba ostört så hinner jag med väldigt mycket.
Obruten arbetstid är otroligt viktigt! Det tar sådan tid för hjärnan att ställa om mellan olika arbetsuppgifter och avbrott, så jag försöker ha så långa sjok som bara går och då stänger jag också av notiser på telefonen. Man klarar dock bara av ett visst antal timmar med hyperfokus. Så de försöker ag lägga in på morgonen när jag är pigg. Eftermiddagarna föredrar jag att fotografera, redigera, ha möten eller göra annat enklare arbete som inte tynger samma delar av hjärnan.
Jag försöker också samla möten till vissa specifika tider – och överhuvudtaget undvika möten i möjligast mån. Charlotte får ta allt som går och sedan sammanfatta det åt mig. Då får jag mycket tid över till det som faktiskt är värdeskapande i mitt arbete.
På det här sättet tappar jag sällan några bollar i mitt jobb utan känner att jag har en ganska klar bild av vad som förväntas av mig och att jag använder tiden på ett vettigt sätt.
Här har jag bloggat om hur jag använder min veckoplanerare
Här kan du läsa om hur jag organiserar mitt liv med listor i google keep
Här finns ett inlägg om hur jag hanterar och sorterar papperspost.
25 svar
Nu är jag föräldraledig med barn nummer 2 och för att få lite styrsel på veckan har jag köpt en veckoplanerare i papper som du tipsat om. Varje helg sitter jag och min man och går igenom bådas kalendrar, skriver upp allt och planerar veckans mat så det passar övrigt. Sen fyller jag på med små att-göra listor för mig själv dagligen, typ tvätt, beställa stövlar osv. Då får jag kryssa av *hurra* och genom att få ner allt sånt hemarbete på papper så ser jag hur mycket jag faktiskt ”jobbar”. Annars kan det kännas som att jag ”gör ju ingenting”, fast jag tar hem om barn och mycket av hemmet. Skriver också upp saker till min man. Han, som är mer disträ och inte har planeringen i huvudet, uppskattar också att kunna kika varken dag på lappen på kylskåpet. Liten insats med stor utdelning helt enkelt 🌟
Härligt! Låter som att du hittat ett bra sätt att få lite styrsel på tillvaron! Även ett bra sätt att synliggöra för din man allting du faktiskt gör och behöver hålla reda på. Trots att du ”bara går hemma”. Heja!
Älskar såna här inlägg 😀 Ser fram emot att läsa kommentarerna också, blir ofta inspirerad här! Tror de välarbetade blogginläggen gör väldigt mkt för att också kommentarsfältet ska hålla så hög kvalitet. Tack, tack:)
Är också föräldraledig och gör absolut en veckoplanering! Söndagar och onsdagar är till exempel matlagningsdagar, så jag slipper stå vid grytorna flera gånger per dag hela veckan. Skriver också in när och hur jag ska ha egentid för återhämtning, annars blir det liksom inte av. När jag inte är föräldraledig pluggar jag, och då får tentor och examinerande uppgifter styra hur veckan läggs upp. Kan till exempel ägna en dag åt ”administration” där jag researchar och bygger stommen till en uppgift, och sen nästa dag är en skrivdag. Åh vad jag kan längta tillbaka till universitetet😍
Jag driver ett mindre företag. Mycket finns i huvudet + digital kalender, ÄN mer är min mailbox något som tar stor roll i min planering. Testar allt som oftast bästa sätten att planera tillsammans med andra, där fallerar jag. Att skriva listor för andrar och få ihop en bra struktur tar enligt mig ofta för mycket kraft.
MEN mycket viktigt för mig är handskrivna listor. Får jag inte stryka för hand så känner jag mig inte klar/duktig. Allt ifrån att skriva ett författaravtal (är förläggare) till att sätta igång/hänga en maskin tvätt ska på lista.
Ser fram emot kommentarerna här. ÄLSKAR inlägg likt dessa.
Jag har också ett litet eget företag (med bara mig) och jag planerar aldrig någonting. Jag bara…gör. Vet inte riktigt, men allt blir gjort ändå och har aldrig missat en deadline och lever absolut inte i kaos.
Så sjukt imponerad över detta =) vilken bransch är du i? Och hur många kunder/klienter behöver du ha kontakt med varje dag? Blir du aldrig stressad av att ha allt i huvudet? Så många frågor från en virrpanna…
Jag lever ensam, är anställd och har få fritidsaktiviteter. Men jag gör ändå en veckoplan för måltider, träning, inköp, optiker besök mm. Upptäckte efter mitt utmattningssyndrom att det är helt avgörande för att avlasta hjärnan. Jag behöver inte aktivt hålla på och komma ihåg saker när det finns på ett veckoschema. Jag är snål och skriver i ett vanligt block! I privata telefonen har jag privata bokningar + födelsedagar och liknande. Med larm! På jobbet är jag den som styr upp det mesta av min arbetsgrupps gemensamma göranden. Så himla bra! Vi har en grov planering för året och sedan ungefär 1-2 månader framåt med deadlines etc detaljer. Sedan ser jag till att rensa våra kalendrar från möten och deadlines dagar då vi vet redan i januari att det är skolavslut7, sportlov mm. Det är otroligt skönt att inte behöva oroa sig i vardagen och behöva panikagera på sådant man VET ska komma. Bråttomgrejer kommer ändå och då kan vi ha utrymme för det.
Lever också ensam och har varit utbränd, har en begränsad ork och anpassar vardagen därefter. Är gammal och jobbar inte längre men har ändå en komihåg-lista som stöd. Har mycket nytta av den, är i stort behov av struktur och ordning. Varje kväll dukar jag en frukostbricka så det är lätt att börja dagen när jag kommer ut i köket. Också en slags planering!
Jag har börjat läsa mailen endast två gånger per dag, en gång på morgonen och en gång på eftermiddagen. Blivit mycket mer effektiv än när jag titt som tätt gick in i mailen och svarade på mail lite på måfå.
Nu läser jag istället igenom alla inkomna mail och färgmarkerar de jag behöver agera på men som kräver större insats av mig. Raderar de mail som enbart är information jag inte behöver gå tillbaka till och mappar mail med info som kan vara bra att ha kvar senare. Mail som kräver liten insats från mig svarar jag på en gång. På eftermiddagen gör jag samma procedur och ”stänger” mailen för dagen med att bara ha kvar mail som kräver action från mig. Varje dag har jag blockat tid i kalendern för att arbeta med de mail som kräver större insats av mig (t ex där jag behöver ta reda på mer information, involvera någon annan eller svara mer ingående kring något). Inför helg är min målbild att hela mailen är tom och oftast går det utmärkt. Älskar att hitta sätt som fungerar för en själv.
Har massor av rutiner för hur och när jag bokar möten också men inser att denna kommentar redan är otroligt lång, haha!
Jag har en tydlig idé om hur jag skulle vilja planera livet – en veckoavstämning och kanske gemensamt familjemöte på söndagen. Kalender, veckoblad och listor. Kanske en månadsavstämning för att överblicka månaden och notera viktiga dagar, och sätta upp mål. Men sedan blir inget av den planerade planeringen av. Vi är iväg eller nåt annat händer på söndagen, eller det är kaos så vi glömmer bort planeringen. Och så blir det ännu mer kaos för att vi går in i veckan utan plan och allt snurrar i huvudet istället för att vara nerskrivet.
Lite samma med vardagliga rutiner. Vi har prydliga listor med barnens optimala morgon- och kvällsrutin nedpräntade, men sedan glömmer vi att titta på dem och det blir lite hipp som happ och ingen ordning.
Älskar egentligen planering men hatar att man ska ha så lite tid till allt och att man aldrig hinner sitta ner och tänka igenom saker ordentligt 🤯🤯🤯
Igenkänning till 100%!
Tack för inspiration och för att du delar med dig av detta! När jag var doktorand för en herrans massa år sen hade jag behövt att mina handledare satte mig ner och gjorde en sån här genomgång. Att få en doktorandtjänst inom humaniora betydde i alla fall då (för snart 20 år sen!) att man får lön i 4 ostrukturerade år och sen är det mer eller mindre upp till en själv att ha en bok klar när pengarna tar slut. Jag var mogen för det ansvaret, men jag visste inte hur jag skulle göra! (Men till sist klarade jag det, hurra)
Idag är jag anställd forskare och jag har visserligen blivit klokare och mer strategisk, med en ganska tydlig struktur på hur jag lägger upp arbetet, men jag är som person allt för styrd av osäkerhet så de ”svåra” grejerna (skrivandet) blir alltid lämnade till sist. För mig är det känslan av att ingen kontrollerar vad jag gör som är svårast att hantera, jag är en ögontjänare! Ju närmare deadlines jag kommer desto bättre jobbar jag dessutom, desto klarare ser jag vad en text behöver – tänk om jag kunde få till den skärpan tidigare i processen? Det hade nog både jag, texterna och min fina familj mått bra av.
Du kanske redan har skrivit om detta (har för mig jag läst något för länge sedan, får kolla arkiven igen) men jag är himla nyfiken på hur det gick till när du hittade och anställde din assistent? Jobbar hon heltid eller deltid med dig? Jag körde eget företag i några år och är sugen på det igen, men vet nu med mig att jag inte fixar det själv utan behöver hjälp med framförallt det administrativa. Vore ju himla smutt om det gick att anställa en typ av assistent på timmar, men har ingen aning om vart jag ska börja leta eller vad jag ska söka efter.
Jag fattar! Det är jättesvårt. Jag hade otroligt tur med Charlotte – har skrivit mer om det här
https://underbaraclaras.se/2019/03/18/min-hogra-hand-sager-sitt/
Charlotte är svägerska till min bästa vän och granne och god vän till mig sedan innan. Så det var på den vägen det skedde!
Det finns numera virtuella assistenter (VA) som man kan anlita just för timmar eller projekt.
Sök efter någon, t.ex. i den här gruppen eller allmänt på nätet.
Virtuella Assistenter Sverige
https://www.facebook.com/groups/270874830051746
Jag har anteckningsblock där jag skriver en matlista för måndag-torsdag. Det följs inte slaviskt men på ett ungefär. Där har jag också börjat föra in notiser om kvällsmöten, träning osv. I blocket skriver jag också till och från upp hemmasysslor, allt från töm diskmaskinen till laga gosedjur. För vardagskvällar har jag inget vettigt i huvet och jag behöver påminna mig själv, och min sambo om att göra sysslor innan det blir för mycket. För när det blir för mycket att göra då får jag psykbryt, eller rättare sagt blir helt överväldigad.
Ostörd arbetstid är 👌👌👌 Och så himla bra med Charlotte, dröm att ha en assistent man jobbat med så pass länge att allt flyter på och hon kan ta möten och organisera mejl osv. Att slippa all admin kring mejl är ju verkligen guld. Har man ingen Charlotte tycker jag man kan inspireras mycket av (vår gemensamma husgud 😉) Cal Newports strategier med processfokuserade mejl där man försöker undvika så mycket fram-och-tillbaka som det bara går samt ”kontorstider”, att hänvisa alla till en särskild tid där man är tillgänglig på telefon/zoom för att lösa alla frågor istället för en seg mejltråd som ligger över hela veckan.
Inspirerande och kul att läsa om hur du gör 😍
Jag organiserar olika delar av mitt liv på olika sätt. Hemma har vi en väggkalender där vi skriver in saker som berör både mig och min sambo: hans arbetstider (varierar från dag till dag), om jag jobbar hemifrån eller från kontoret, födelsedagar, inbokade middagar, tvättid, träningspass eller andra viktiga saker som sker. På jobbet bokar jag min tid in på kvarten: är projektledare och sitter i mycket möten online, så bokar in tid för uppföljning och fokustid för saker som kräver lite längre sjok av tid. Att kunna se i kalendern vad jag gjort är också ett sätt för mig att hålla koll på vem som ska faktureras vad, eftersom vi har många olika kunder som faktiskt betalar för tiden. Blockar även min kalender om jag ska åka hem tidigare av någon anledning (vi har flextid) och vill se till att ingen bokar in mig på möte då. Har stående bokningar som påminnelser för saker jag måste göra med jämna mellanrum – skicka ut rapporter, godkänna fakturor osv. Jag har också valt att ha en separat jobbtelefon och INGET jobbrelaterat på min privata, allt för att inte ”bara kolla mailen lite snabbt” utanför arbetstid. Enda undantaget är att jag sätter mig ett par minuter på söndag för att titta på kommande dag, hur många möten jag har och hur tidigt första mötet är (=om jag måste göra mig representabel tidigt vid hemmajobb eller om jag kan lufsa runt i pyjamas första timmarna). Andra saker jag planerar: lunch/middag, vi tränar hårt och försöker tappa några kilon så vi räknar macros. Jag står för nästan all matlagning då det är ett intresse, och har därför sparade recept på mobilen som jag scrollar igenom för inspiration och för att skriva handlingalistor (bonus:nästan inget matsvinn sen vi började göra det). Lagar mat för 4-5 dagar framåt, olika till lunch och middag, för att slippa laga mat och tänka på det varje dag. Min sambo har egna ansvarsområden och hur han organiserar det har jag inga synpunkter på annat än att det inte får bli mitt problem. Funkar toppen!
Dröminlägg pga älskar att planera och styra upp mina veckor och mina dagar så att jag kan stänga dagen och känna mig NÖJD.
Jag har ofta en hel del som styrs av andra, den tiden stoppar jag in i min ANALOGA (viktigt) kalender först. Utifrån det kan jag förstå veckan, och planera in andra möten, produktionstid, träningstid och vara ute-tid. Jag brukar skriva listor på småsaker jag behöver komma ihåg, typ korta mail till folk eller småpuckar jag behöver göra. Att bocka av ger också förnöjsamhet.
Du har inspirerats av Cal Newport, som du skrev om tidigare, det märks. Jag kan tipsa om Oliver Burkeman; han har mycket klokt att säga.
Faktiskt så gjorde jag detta innan 🤗 det mesta han skrivit om är sånt jag listat ut själv genom åren. Men att få det på pränt från ett ”proffs” är en fin bekräftelse på att jag gjort framsteg!
Tack för tipset – ska spana in Oliver Burkman
Jag tror vi kanske har läst samma bok om att ta sin tid 😉
Jag arbetar med internationella förhandlingar på en svensk myndighet.
Jag avsätter en halvtimme för planering varje fredag, följt av friskvård och tidig hemgång. Måndagar – möten under förmiddagen och eftermiddagen är min kreativa tid då jag djupdyker i någon uppgift. Tisdagar är jag på arbetsplatsen och passar på att vara social, ha avstämningar och jobba vidare med olika saker. Resten av veckan är en blandning av ovan beroende på vilka deadlines och möten jag har.
Jag brukar ägna mig åt skrivande måndagar och fredagar eller enklare möten. Tis-torsdag är det möten och besök. Brukar även lägga in återhämtning i kalendern. Försöker även att ha luftigt i kalendern för att ha tid till att reflektera/vara kreativ/ och att ha tid till administrativa uppgifter.
Jag jobbar som hållbarhetschef men har under hela mitt 7 år långa arbetsliv jobbat mycket med outlook och att blocka tidningen kalendern. Det lärde jag mig när jag jobbade som konsult, mitt första jobb. Så planerar jag upp veckan och närmaste veckorna, beroende på deadline – då slipper jag vara stressad på dagarna, vara rädd att jag glömmer något. För jag har ju redan planerat åt mig själv. 😊
Ett annat tips som ni kanske redan vet, är att man kan dra mail till kalendern i outlook. Så om det kommer ett bökigt mail man måste svara/hantera/göra så schemalägger jag det till en passande tid. Så glömmer jag inte av och det hänger inte efter mig på samma sätt. 😊